Lokalhistorisk Arkiv
Tandslet Sogn
VEDTÆGTER FOR LOKALHISTORISK ARKIV FOR TANDSLET SOGN
§1.
Lokalhistorisk Arkiv for Tandslet sogn drives som en forening. Arkivets område er Tandslet sogn, Sønderborg Kommune og har til huse i Tandslet Friskole. Dets opgave er at indsamle, registrere og opbevare lokalhistorisk materiale i form af manuskripter, arkivalier, kort, billeder, film, lydoptagelser m. m, samt gøre det tilgængeligt for interesserede. Arkivet er åben for publikum en gang ugentligt i vinterhalvåret. Derudover efter aftale med arkivlederen. Arkivet deltager efter bedste evne i den aktuelle, kulturelle debat.
§2.
Arkivets øverste myndighed er generalforsamlingen. Generalforsamlingen afholdes hvert år inden udgangen af februar måned. Den indvarsles senest 14 dage forud.
§3.
Generalforsamlingen vælger arkivets bestyrelse, som består af 9 medlemmer for en treårig periode: 3 medlemmer afgår efter tur hvert år. Det tilstræbes, at der vælges medlemmer til bestyrelsen spredt over alle områder i sognet. På generalforsamlingen vælges 2 revisorer, som sidder i 2 år, og afgår på skift. Desuden vælges en revisorsuppleant, som vælges hvert år.
Generalforsamlingen er, når lovlig indvarsling har fundet sted, beslutningsdygtig uden hensyn til, hvor mange, der har givet møde. Hvert medlem har 1 stemme.
Generalforsamlingens dagsorden er følgende:
- Valg af dirigent og protokolfører
- Formandens beretning
- Det reviderede regnskab
- Forslag fra bestyrelsen
- Forslag fra medlemmerne. Afleveres til formanden senest ugedagen før.
- Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
- Valg af revisor og revisorsuppleant
- Eventuelt
Formanden aflægger beretning om foreningens arbejde i det forløbne år, og kassereren aflægger det reviderede regnskab. Regnskabsåret følger kalenderåret. Arkivets regnskab føres således, at der til enhver tid haves nøje oversigt over den økonomiske stilling.
§4.
Bestyrelsen vælger selv formand, næstformand, kasserer, sekretær og arkivleder. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der holdes møde 1 gang månedligt i vinterhalvåret, og i øvrigt så ofte formanden eller et flertal af bestyrelsen ønsker det. Bestyrelsen er ansvarlig for arkivets drift og for anvendelsen af dets midler og fører forhandlinger med Arkivsamvirket (SKLA) og andre for at sikre de – for arkivets drift – nødvendige tilskud.
§5.
Arkivlederen er ansvarlig for registreringen og drager omsorg for, at bestemmelserne om begrænsning af adgang til benyttelse af arkivets samlinger overholdes, ligesom arkivlederen sørger for deltagelse i kurser og lignende for sig selv og sine medhjælpere. Hvis arkivet modtager afleveringspligtige embedsarkivalier hidrørende fra statens eller kommunernes administration, skal disse snarest afleveres til Landsarkivet i Aabenraa. Modtager arkivet materiale, der angår andre lokalhistoriske arkivers eller særlige institutioners områder, skal dette afgives til disse.
§6.
Beslutning om ophør af arkivet kan kun træffes på en ekstraordinær generalforsamling, såfremt emnet har været behandlet på den ordinære generalforsamling, og der ikke kan findes mulighed for en eventuel fortsættelse. En sådan afgørelse kan foretages med simpelt flertal af de fremmødte medlemmer. Hvis arkivet således må indstille sit virke, skal bestyrelsen indlede forhandling med landsarkivaren for at forsøge at videreføre arkivet under andre former. Hvis dette ikke lader sig gøre, skal arkivets ejendele deponeres et sted, som kan godkendes af landsarkivaren. Genoprettes arkivet senere, overtager det straks de deponerede effekter. Ekstraordinær generalforsamling adviseres med minimum 8 dages varsel.
§7.
Vedtægterne er gyldige, når de er godkendt af generalforsamlingen. Ændringer i vedtægterne kan vedtages af et flertal af bestyrelsen og skal derefter godkendes af generalforsamlingen for at være gyldige.
Således vedtaget. Tandslet den: 21. februar 2013
På bestyrelsens vegne.
Formand Næsteformand Kasserer
Kaj Jessen Birte Sørensen Lone Klinge Thomsen